HOJA DE CONTROL

La Hoja de Control u hoja de recogida de datos, también llamada de Registro, sirve para reunir y clasificar las informaciones según determinadas categorías, mediante la anotación y registro de sus frecuencias bajo la forma de datos. Una vez que se ha establecido el fenómeno que se requiere estudiar e identificadas las categorías que los caracterizan, se registran éstas en una hoja, indicando la frecuencia de observación.




Lo esencial de los datos es que el propósito esté claro y que los datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilación tienen muchas funciones, pero la principal es hacer fácil la recopilación de datos y realizarla de forma que puedan ser usadas fácilmente y analizarlos automáticamente.




De modo general las hojas de recogida de datos tienen las siguientes funciones:




-De distribución de variaciones de variables.

-De clasificación de artículos defectuosos.

-De localización de defectos en las piezas.

-De causas de los defectos.

-De verificación de chequeo o tareas de mantenimiento.




Una vez que se han fijado las razones para recopilar los datos, es importante que se analicen las siguientes cuestiones:




-La información es cualitativa o cuantitativa.

-Cómo se recogerán los datos y en qué tipo de documento se hará.

-Cómo se utiliza la información recopilada.

-Cómo se analizará.

-Quién se encargará de la recogida de datos.

-Con qué frecuencia se va a analizar.

-Dónde se va a efectuar.




Ésta es una herramienta manual, en la que clasifican datos a través de marcas sobre la lectura realizadas en lugar de escribirlas, para estos propósitos son utilizados algunos formatos impresos, los objetivos más importantes de la hoja de control son:




-Investigar procesos de distribución.

-Acciones defectuosas.

-Localización de defectos.

-Causas de efectos.




Una secuencia de pasos útiles para aplicar esta hoja en un negocio es la siguiente:




-Identificar el elemento de seguimiento.

-Definir el alcance de los datos a recoger.

-Fijar la periodicidad de los datos a recolectar.

-Diseñar el formato de la hoja de recogida de datos, de acuerdo con la cantidad de información a recoger, dejando un espacio para totalizar los datos, que permita conocer: las fechas de inicio y término, las probables interrupciones, la persona que recoge la información, fuente, etc…





EL EJEMPLO DE HOJA DE CONTROL ES EL DE SEGUIMIENTO DEL VINAGRE